코로나19 팬데믹은 컨벤션 및 이벤트 산업에 큰 타격을 주었지만, 오늘날에는 경제적 불확실성과 기타 긴장 요인이 이벤트 및 컨벤션 산업 부문에 도전을 주고 있다. 업계 운영자들은 구조적 변화와 트렌드에 선제적으로 대응해야 한다는 압박을 받고 있으며 인공지능(AI)과 같은 기술의 등장뿐만 아니라 인력 부족과 해외여행에 대한 제약은 업계 전체에 파급 효과를 미칠 수 있다고  경고하고 있다.

이러한 내용은 이벤트 산업을 위한 경영 컨설팅 기관인 보드푸시( Boldpush)와 행사장 관리 소프트웨어 회사인 모멘터스 테크놀로지스(Momentus Technologies)가 공동으로 전 세계 50개국, 5개 대륙에 걸쳐 1,000명 이상의 행사장 전문가들의 의견을 조사해 최근 발표한 보고서에서도 알 수있다.

보고서에 따르면 이벤트 및 컨벤션 산업 관계자들은 운영 효율성을 높이고 더 넓은 관객층에 도달하기 위해 디지털 전환을 수용하는 동시에 지속 가능성을 우선시함으로써 예산 제약과 인력 부족 문제를 해결하려 하고 있다. 또한 데이터를 활용하고 인공지능을 도입해 더 빠르고 스마트한 의사결정을 내리려는 계획도 세우고 있다.

팬데믹 이후 오피스 시장과 마찬가지로 하이브리드 모델이 이벤트 및 컨벤션 산업을 변화시켰다. 빠른 Wi-Fi, 공간 음향, 카메라 등 하이브리드 이벤트를 지원할 수 있는 인프라를 경제적으로 제공하지 못하는 경우 업계에서 밀리게 된다는 관측이다.

설문 응답자 중 66%는 하이브리드 옵션이 물리적인 행사와 함께 보조적인 역할을 할 것이라고 믿고 있다. 55%는 고속 Wi-Fi를 “절대 포기할 수 없는 요소”로 꼽았으며, 66%는 개인 맞춤형 서비스가 핵심 요구사항이라고 응답했다. 또한 40%는 지속 가능하고 친환경적인 편의 시설도 중요하다고 답했다.

국제 행사장 관리자 협회(International Association of Venue Managers)의 트레버 미첼(Trevor Mitchell) 회장이자 CEO는 “참가자들의 행동은 계속 변화하고 있으며, 집이나 직장에서 떨어져 있는 시간을 최소화하려는 경향이 커지고 있다”며  “많은 이들이 행사 참여 시간을 줄이고, 숙박 횟수도 줄이려는 경향이 있습니다”라고 말했다.

이벤트 매니저와 기획자에게는 준비 기간도 큰 과제가 되고 있다. Momentus 보고서에 따르면, 51%의 행사장은 행사까지 6개월 미만의 준비 기간만을 확보하고 있다. 또한 71%의 이벤트 기획자들은 행사 최소 4개월 전에 장소를 선정하는 반면, 19%는 행사 3개월 전에야 장소를 예약한다고 답했다.

일부 행사장 운영자들은 조기 예약 시 인센티브를 제공하는 반면, 인기 시즌에는 대기자 명단과 대체 날짜를 제공하는 등 기대치를 관리하기 위한 다른 방안들도 추진하고 있다.

자동화와 기술은 앞으로 행사 산업에 큰 변화를 가져올 것으로 예상된다. 실제로 Momentus 설문조사 응답자의 67%가 AI가 상당한 영향을 미칠 것이라고 답했으며, 37%는 AI 자동화가 일상 운영에 가장 혁신적인 변화를 가져올 것으로 기대한다고 밝혔다. 이는 AI와 데이터에 능숙한 인력뿐 아니라 증강현실, 가상현실, 비대면 및 모바일 기술과 같은 신기술을 수용할 수 있는 시설 설계도 필요할 수 있음을 의미한다.

또한 직원 부족과 인건비 증가는 여전히 해결해야 할 큰 과제로 꼽히고 있다.

스티브 홍 객원기자